Strukturgeber 4.0: Qualitäts- und Wissensmanagement

Die digitale Transformation stellt das Qualitätsmanagement vor neue Herausforderungen. Stand bis in die 2010er Jahre hinein vor allem das Management der Ressourcen „Personal“ und „Material“ im Vordergrund, so kommt heute der Qualität von Daten, Informationen und Wissen eine mindestens ebenso so große Bedeutung zu. Um die Chancen nutzen zu können, die sich aus der zunehmenden Digitalisierung immer weiterer Bereiche der Wirtschaft ergeben, sind neue Kompetenzen gefordert.

Kompetenz: Die Fähigkeit, Wissen und Fertigkeiten anzuwenden, um beabsichtigte Ergebnisse zu erzielen.

ISO 9000:2015 3.10.4

Eine „traditionelle“ Aufgabe des Qualitätsmanagements war es schon immer, Qualitätsdaten so aufzubereiten und bereitzustellen, dass die verantwortlichen Prozessbetreuer hieraus Lerneffekte generieren konnten – um Fehler zu vermeiden und Prozesse zu verbessern. Doch schon bei dieser Kernaufgabe stoßen die weit verbreiteten, Word/Excel-QMS häufig an ihre Grenzen.

Die Frage „Gefällt es dem Auditor?“ ist oftmals wichtiger als die Frage „Bringt es uns einen informativen Mehrwert?“

Wenig überraschend können solche Proforma-Managementsysteme nur einen sehr begrenzten Beitrag zur komplexen Herausforderung der Steuerung informationsgetriebener Aktivitäten in und zwischen Unternehmensprozessen leisten. Im Gegenteil, die Auditpraxis zeigt, dass viele Unternehmen ihr QM-System eher als Akkumulation kaum praxisrelevanter Informationen betrachten; also als Negativ-Beitrag zum Information Overload, anstatt als Lösungsansatz für informatorische Herausforderungen.

Wertschöpfung durch Qualitätsmanagement

Wenn es wirklich wertschöpfend für Unternehmen sein soll, muss Qualitätsmanagement immer mehr zu einem proaktiv gestalteten Wissensmanagement werden. Nicht ohne Grund nennt die ISO 9001:2015 „Wissen“ als relevante Ressource für das Qualitätsmanagement. Wissen wiederum basiert auf Informationen, welche verwendet und weitergegeben werden, um die Ziele der Organisation zu erreichen (ISO 9001:2015 7.1.6, Anm. 1).

Mit der Förderung und Forderung des prozessorientierten Ansatzes und der Einführung der Ressource „Wissen“ hat die ISO 9001:2015 die Türe weit für ein modernes Qualitäts- und Wissensmanagement 4.0 geöffnet. Auch die Dokumentationsanforderungen (ISO 9001:2015 4.4.2) an das QM-System stellen ganz klar Relevanz und Nutzen für das Unternehmen in den Vordergrund.

Wissensgetriebene Prozessqualität

Der Aufbau eines modernen Qualitätsmanagement-Systems sollte daher heute – völlig normkonform – auf einem investigativen Dreisatz basieren:

1. Was sind unsere Prozesse?

2. Welche (dokumentierten) Informationen benötigen diese Prozesse, um wie von uns geplant arbeiten zu können?

3. Wie generieren wir Wissen aus schon vorhandenen oder in den Prozessen neu generierten Informationen, um effektiv entscheiden, lernen und verbessern zu können?

Neue Kompetenzanforderungen

Wenn man akzeptiert, dass viele zentrale Anforderungen der ISO 9001:2015 informatorische Anforderungen sind, muss jedes QM-System zwangsläufig als Wissensmanagementsystem betrachtet werden.

Was sind Prozessbeschreibungen, Qualitätsziele, Auditberichte, Bewertungen externer Anbieter oder Managementberichte anderes als Informationen, mit denen Unternehmen Sachverhalte strukturiert erfassen, um ihren Mitarbeiter*innen Lernen zu ermöglichen und Wissen zu generieren?

Folgt man dem hier skizzierten Trend, so ergibt sich für das Kompetenzprofil des QM-Verantwortlichen unweigerlich die Konsequenz, dass sie oder er heute vertieftes Wissen über das Management von Prozessen und (digitalen) Informationen benötigt. Gleiches gilt für Auditoren, denn ohne solide informatorische Grundkenntnisse lässt sich der Konformitätsgrad von immer stärker informationsgetriebenen Qualitätsmanagementsystemen zunehmend schwerer einschätzen.

Bei der Auseinandersetzung mit sich ändernden Bedürfnissen und Trends muss das Unternehmen sein aktuelles Wissen betrachten und dann – soweit notwendig – festlegen, wie es sein Wissen aktualisieren oder neues Wissen gewinnen will.

Frei aus dem Englischen übersetzt nach ISO 9001:2015 7.1.6 Abs. 3