DRK-Kreisverband Steinfurt: Digitalisierungsprojekt "KiTa"

Digitale Prozesse im Kita-Alltag wirksam verankert

Gemeinsam mit dem DRK-Kreisverband Steinfurt e.V. hat Braincode Consulting zentrale Verwaltungs-, Kommunikations- und Einarbeitungsprozesse in den Kindertageseinrichtungen des Verbandes weiterentwickelt. Im Rahmen eines sechsmonatigen INQA-Coachings entstanden praxisnahe digitale Lösungen, die Mitarbeitende im Arbeitsalltag entlasten und zugleich die Grundlage für weitere Standardisierung und Automatisierung schaffen.

Zu Beginn des Projekts wurden bestehende Abläufe gemeinsam mit den Mitarbeitenden analysiert und konkrete Handlungsfelder identifiziert. Im Mittelpunkt standen Prozesse, die im Alltag regelmäßig Zeit und Abstimmung erfordern und deshalb ein besonders hohes Potenzial für digitale Unterstützung bieten.

Zu den umgesetzten Maßnahmen gehörten die Digitalisierung des Überstundenmanagements und der Essensbestellung sowie die Einführung und strukturierte Nutzung von Kitaplus. Ergänzend wurden digitale Plattformen wie Microsoft Teams und ILIAS genutzt, um Kommunikation, Zusammenarbeit und Wissensbereitstellung innerhalb der Organisation weiterzuentwickeln.

Ein weiterer Schwerpunkt lag auf der Einarbeitung neuer Mitarbeitender. In gemeinsamen Workshops entstand ein „virtueller Arbeitskoffer“, der wichtige Informationen, Arbeitsgrundlagen und Orientierungshilfen zentral verfügbar macht. Damit wurde ein bislang stark personenabhängiger Wissenstransfer strukturiert und für neue Kolleginnen und Kollegen leichter zugänglich gestaltet.

Entscheidend für den Projekterfolg war die enge Einbindung der Mitarbeitenden. Die Lösungen wurden gemeinsam entwickelt, erprobt und an die tatsächlichen Anforderungen des Arbeitsalltags angepasst. So konnten auch Mitarbeitende mit unterschiedlichen digitalen Vorerfahrungen aktiv in den Veränderungsprozess einbezogen werden.

Die abschließende Evaluation bestätigte die hohe Akzeptanz der entwickelten Lösungen und insbesondere die praxisnahe und strukturierte Vorgehensweise des Projekts. Für den DRK-Kreisverband entstand damit eine belastbare Grundlage, um digitale Prozesse weiter zu standardisieren, schrittweise zu automatisieren und dauerhaft in den Arbeitsalltag der Kindertageseinrichtungen zu integrieren.