Künstler Steuerberater: Prozesse digitalisieren

Seit 2024 begleitet Braincode Consulting die Kanzlei Künstler & Künstler Wirtschaftsprüfer / Steuerberater in Zülpich bei der systematischen Weiterentwicklung ihrer Prozesse, Arbeitsorganisation und digitalen Infrastruktur.

Ausgangspunkt war die Frage, wie bestehende Abläufe transparenter, einheitlicher und effizienter gestaltet und die vorhandenen DATEV- und Microsoft-365-Anwendungen wirksamer genutzt werden können. Im Rahmen eines INQA-Coachings wurden zentrale Kanzleiprozesse gemeinsam mit den Mitarbeitenden analysiert und konkrete Entwicklungsschwerpunkte definiert.

Zu den umgesetzten Maßnahmen gehörten unter anderem die Weiterentwicklung des digitalen Postein- und -ausgangs, die Professionalisierung der Nutzung von DATEV DMS, digitale Vorgangsmappen für Jahresabschlüsse sowie Verbesserungen im Wissensaustausch, Besprechungsmanagement und Mandantenmanagement. Damit wurden wesentliche Voraussetzungen für standardisierte Abläufe und bessere Informationsflüsse geschaffen.

Seit 2026 wird diese Basis konsequent in Richtung Prozessautomatisierung und künstliche Intelligenz weiterentwickelt. Ausgangspunkt bleibt der jeweilige End-to-End-Prozess: Welche Tätigkeiten verursachen Aufwand? Wo entstehen Medienbrüche? Welche Schritte lassen sich vereinfachen, standardisieren oder automatisieren? Erst daraus wird abgeleitet, an welchen Stellen KI einen konkreten zusätzlichen Nutzen schaffen kann.

Technologisch baut die weitere Entwicklung bewusst auf der bestehenden DATEV- und Microsoft-365-Umgebung auf. Ein aktueller Schwerpunkt liegt auf der Einführung und Erprobung von DATEV Copilot, insbesondere für Recherche, Dokumentenanalyse, Informationsaufbereitung und Mandantenkommunikation. Parallel werden die organisatorischen Rahmenbedingungen für den KI-Einsatz weiterentwickelt. Dazu gehören Rollen und Zugriffsrechte, Datenschutz, fachliche Prüfung KI-generierter Ergebnisse, Verantwortlichkeiten und der Aufbau von KI-Kompetenz im Team.

So entsteht schrittweise eine integrierte Kanzleiarchitektur, in der Prozessmanagement, Digitalisierung, Automatisierung und künstliche Intelligenz systematisch zusammenspielen. Das Projekt zeigt, wie KI-Transformation auf einer belastbaren Prozess- und Organisationsbasis aufgebaut und gezielt in den Arbeitsalltag integriert werden kann.