In der heutigen Zeit ist die Digitalisierung ein unverzichtbarer Schritt, um Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit in Unternehmen zu steigern. Bei der Braincode Consulting GmbH haben wir uns intensiv mit der Umstellung auf eRechnungen und der Einführung von DATEV Auftragswesen Next beschäftigt, um unsere internen Prozesse zu optimieren und unseren Kunden moderne, flexible Lösungen anzubieten. In einem Interview mit ChatGPT 4o hatte ich die Gelegenheit, über unsere Erfahrungen und die Herausforderungen bei der Umstellung unserer Buchhaltung zu sprechen. Zudem gebe ich Einblicke in unsere Beratungsleistungen, insbesondere im Rahmen des INQA-Coachings, mit denen wir andere Unternehmen auf ihrem Weg zur digitalen Transformation unterstützen.
1. Einleitung und Vorstellung
ChatGPT: Herr Heyner, vielen Dank, dass Sie sich die Zeit nehmen. Könnten Sie uns kurz Ihre Rolle bei der Braincode Consulting GmbH und den Fokus Ihres Unternehmens im Bereich der Digitalisierung von Geschäftsprozessen erläutern?
Tim Alexander Heyner: Ich danke Ihnen für Ihre Interesse. Als Geschäftsführer der Braincode Consulting GmbH ist es meine Aufgabe, unsere Kunden bei der Umsetzung ihrer digitalen Transformationsprozesse zu unterstützen. Unser Fokus liegt dabei insbesondere auf der Automatisierung und Digitalisierung von administrativen und kaufmännischen Prozessen, um die Effizienz und Produktivität zu steigern.
2. Ausgangssituation und Herausforderungen
ChatGPT: Sie haben sich dazu entschieden, den Prozess der Rechnungsstellung auf eRechnung umzustellen. Welche konkreten Herausforderungen haben Sie bei der traditionellen Rechnungsstellung erlebt, die diesen Schritt notwendig machten?
Tim Alexander Heyner: Die traditionellen Rechnungsprozesse waren sehr zeitintensiv und fehleranfällig. Besonders bei der manuellen Verarbeitung kam es häufig zu Verzögerungen und Fehlern, was letztendlich auch zu Zahlungsverzögerungen führte. Hinzu kommen immer komplexere rechtliche Anforderungen, wie etwa das Einhalten der GoBD oder das Versenden von XRechnungen bei öffentlichen Aufträgen.
ChatGPT: Was sind die größten Hürden bei der Einführung von eRechnungen im Vergleich zu klassischen Rechnungen, insbesondere im Hinblick auf rechtliche und technische Anforderungen?
Tim Alexander Heyner: Eine der größten Hürden ist sicherlich die Anpassung der internen Prozesse und Systeme an neue rechtliche Vorgaben, wie die XRechnung oder ZUGFeRD-Formate. Zudem benötigt man auch die Akzeptanz der Geschäftspartner, die diese neuen Formate empfangen und verarbeiten können müssen. Auf technischer Seite sind Schnittstellen zwischen verschiedenen Systemen oft eine Herausforderung, insbesondere bei kleineren Unternehmen.
3. Chancen der Umstellung auf eRechnung
ChatGPT: Welche Chancen sehen Sie durch die Umstellung auf eRechnung, sowohl intern für die Effizienz Ihrer Buchhaltung als auch extern für Ihre Kundenbeziehungen?
Tim Alexander Heyner: Intern bedeutet die Umstellung für uns eine erhebliche Effizienzsteigerung. Wir können Rechnungen schneller erstellen, verschicken und automatisiert in unsere Buchhaltung integrieren. Zudem verringert sich der manuelle Aufwand deutlich, und Fehlerquoten werden minimiert. Extern profitieren auch unsere Kunden von einer schnelleren und transparenten Abwicklung. Viele schätzen die Flexibilität, Rechnungen elektronisch zu empfangen und direkt in ihre Systeme zu integrieren.
ChatGPT: Wie schätzen Sie die Akzeptanz der eRechnung bei Ihren Kunden und Geschäftspartnern ein? Haben Sie hier positive oder negative Rückmeldungen erhalten?
Tim Alexander Heyner: Das Thema ist für kleinere Unternehmen noch relativ neu. Dennoch ist davon auszugehen, dass die Relevanz aufgrund der Anforderungen des Gesetzgebers zunehmen wird. Viele Unternehmen benötigen aufgrund ihrer begrenzten Ressourcen mitunter etwas mehr Zeit, um sich auf die neuen Prozesse einzustellen. Auch hier beobachten wir jedoch eine stetige Entwicklung hin zur Digitalisierung. Wir bieten unseren Kunden aktive Unterstützung bei der Umstellung an.
4. Einführung von DATEV Auftragswesen Next
ChatGPT: Sie haben sich für die Nutzung von DATEV Auftragswesen Next entschieden. Was waren die ausschlaggebenden Gründe für die Wahl dieses Tools?
Tim Alexander Heyner: DATEV Auftragswesen Next verfügt über eine intuitive Benutzeroberfläche sowie die Möglichkeit, ortsunabhängig und mobil zu arbeiten. Diese Funktionalität war für uns von entscheidender Bedeutung, da wir zunehmend flexible Arbeitsmodelle nutzen. Des Weiteren unterstützt die Software alle relevanten Formate für elektronische Rechnungen, wodurch der Übergang zur Digitalisierung erheblich erleichtert wird. Ein weiterer entscheidender Faktor war die Möglichkeit der Integration in unsere bestehende DATEV-Landschaft.
ChatGPT: Welche Vorteile bringt DATEV Auftragswesen Next in Ihrem Unternehmen, insbesondere im Vergleich zu anderen Lösungen auf dem Markt?
Tim Alexander Heyner: Neben der erwähnten Mobilität und Flexibilität schätzen wir insbesondere die Möglichkeit, alle kaufmännischen Prozesse – von der Angebotserstellung bis zur Rechnungskorrektur – in einem System abzuwickeln. Ein weiterer Vorteil ist die Skalierbarkeit. DATEV Auftragswesen Next wird kontinuierlich weiterentwickelt und um neue Funktionen erweitert, sodass wir auch in Zukunft auf dem neuesten Stand bleiben.
5. Technische und organisatorische Voraussetzungen
ChatGPT: Welche technischen und organisatorischen Voraussetzungen mussten Sie für die Einführung von DATEV Auftragswesen Next erfüllen?
Tim Alexander Heyner: Aus technischer Sicht war es erforderlich, sicherzustellen, dass die verantwortlichen Mitarbeitenden über die entsprechenden Zugänge, wie SmartLogin oder mIDentity-Sticks, verfügen, um die Anwendung nutzen zu können. Im Rahmen der organisatorischen Maßnahmen war es erforderlich, unsere internen Abläufe an die neuen digitalen Prozesse anzupassen. Dies umfasste auch die Schulung unserer Mitarbeitenden.
6. Anpassung der Arbeitsprozesse und Schulung
ChatGPT: Mussten Sie Ihre internen Arbeitsprozesse anpassen, um das Potenzial von DATEV Auftragswesen Next voll auszuschöpfen?
Tim Alexander Heyner: Ja, definitiv. Wir haben die Prozesse gestrafft und standardisiert, um das volle Potenzial der Automatisierung auszuschöpfen. Es war wichtig, dass alle relevanten Mitarbeitenden die neuen Tools verstehen und in ihren Arbeitsalltag integrieren. Vor allem die enge Verknüpfung von Angeboten, Auftragsbestätigungen und Rechnungen hat unseren Workflow deutlich vereinfacht.
ChatGPT: Wie haben Sie die Mitarbeitenden auf die Einführung vorbereitet? Welche Art von Schulung oder Unterstützung war nötig, um sicherzustellen, dass das neue System effektiv genutzt wird?
Tim Alexander Heyner: Wir haben Schulungen sowohl intern als auch extern angeboten. Besonders wichtig war es, den Mitarbeitenden die Vorteile des Systems nahezubringen und Ängste vor der Umstellung zu nehmen. Es gab auch eine Testphase, in der wir das System in einem kleineren Umfang genutzt haben, um sicherzustellen, dass alles reibungslos läuft.
7. Zukunftsaussichten und Weiterentwicklung
ChatGPT: DATEV Auftragswesen Next wird kontinuierlich weiterentwickelt. Welche zusätzlichen Funktionen oder Erweiterungen würden Sie sich in der Zukunft wünschen?
Tim Alexander Heyner: Ich würde mir eine noch tiefere Integration in andere Systeme wünschen, beispielsweise in CRM- oder Warenwirtschaftssysteme, um den gesamten Geschäftsprozess nahtlos digital abzubilden. Außerdem wären erweiterte, ggf. KI-gestützte Analysefunktionen interessant, um aus den gesammelten Daten noch bessere Entscheidungen ableiten zu können.
ChatGPT: Sehen Sie die Digitalisierung in der Buchhaltung als entscheidenden Wettbewerbsfaktor? Welche zukünftigen Entwicklungen in diesem Bereich erwarten Sie?
Tim Alexander Heyner: Absolut! Die Digitalisierung der Buchhaltung ist mittlerweile ein Muss, um wettbewerbsfähig zu bleiben. In Zukunft werden wir noch mehr Automatisierung sehen, etwa durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz, die Routineaufgaben übernimmt und damit die Effizienz weiter steigert.
8. Unterstützung anderer Unternehmen bei der Digitalisierung
ChatGPT: Wie kann Braincode Consulting andere Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Buchhaltung und der Einführung von Lösungen zur eRechnung unterstützen?
Tim Alexander Heyner: Wir bieten maßgeschneiderte Beratungsdienstleistungen, die Unternehmen genau dort abholen, wo sie stehen. Von der Analyse der aktuellen Prozesse über die Auswahl der richtigen Tools bis hin zur Implementierung und Schulung – wir begleiten unsere Kunden durch den gesamten Transformationsprozess. Insbesondere kleinere Unternehmen profitieren von unserer Erfahrung, da wir ihnen helfen, technische Hürden zu überwinden und die passenden Lösungen zu finden.
ChatGPT: Braincode Consulting bietet auch Beratungsleistungen im Rahmen des INQA-Coachings an, das speziell kleine und mittelständische Unternehmen unterstützt. Wie genau funktioniert das INQA-Coaching, und welche Vorteile können Unternehmen durch diese geförderte Beratung in Anspruch nehmen?
Tim Alexander Heyner: Das INQA-Coaching ist ein großartiges Programm, das speziell kleine und mittlere Unternehmen bei ihrer digitalen und organisatorischen Transformation unterstützt. Durch die 80%-Förderung können Unternehmen gezielte Beratungsleistungen in Anspruch nehmen, ohne den größten Teil der Kosten selbst tragen zu müssen. Wir als Beratungsunternehmen helfen dabei, Optimierungspotenziale zu identifizieren und maßgeschneiderte Lösungen zu entwickeln, um nachhaltige Veränderungen anzustoßen. Der große Vorteil für Unternehmen ist, dass sie dadurch finanziell entlastet werden und gleichzeitig eine fundierte Beratung erhalten.
ChatGPT: Zum Abschluss, welche Tipps würden Sie anderen Unternehmen geben, die eine ähnliche Umstellung in ihrer Buchhaltung planen?
Tim Alexander Heyner: Mein Rat wäre, nicht vor der Umstellung zurückzuschrecken, sondern sie als Chance zu sehen. Wichtig ist es, Schritt für Schritt vorzugehen und die Mitarbeitenden von Anfang an mitzunehmen. Auch eine gründliche Analyse der aktuellen Prozesse ist entscheidend, um die passenden digitalen Lösungen zu finden.
